接下来我们要向大家说一下议会的目的，我们要简单地描述一下我们这个会议的预期结果，那么一定要注意使用一种团奴第的口吻，而不是一种上司，或者是上级的口吻，你想这个会议最后应该达成什么目的这样的句子，而是应该要说，哦们需要完成什么什么样的工作，这样的一些句子。能够尽可能地跟大家拉近距离，让大家觉得这个会议，我也是参与其中的，让他能够尽快地进入到我们的会议状态中来。

接下来就是在会议刚开始的时候，我们还要指定或者重申一下会议的基本规则，那么我们说，通常我们的会议中都有一些基本的规则，比如说，不允许跑题，不允许交头接耳，不允许一个人发言，不听别人说话等等这样一些要求，那么我们在会议开始之前我们应该尽可能地和大家用一种比较简练的方式，重温一下我们这个会议的规则，同时还希望大家，能够认可这些规则，比如说你可以向与会者询问，我们都同意这些规定么，或者是我们都认为这样做很好么，那么在得到了每一个人的肯定答复之后，这种肯定答复之后，你就可以继续下一步了。

下一步我们就是要分配，计时员和记录员的职责。通常这种公司的例会，或者是说年终总结会，或者是对外的新闻发布会，它都应该有一名专门的记录员，我们说，在公司进行日常例会的时候，我们推荐让公司的每一个与会者，每一个成员都能承担这个记录员的职责。

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